위드 코로나 시대 재택이 일상이 된 요즘, 일 잘 하고 싶은 기업들의 최대 고민은 ‘비대면 상황 속에서 좋은 커뮤니케이션 방법은 무엇일까?’가 되었습니다. 그 반증으로 대면 커뮤니케이션을 고집하고, 엑셀, 워드같이 전통적인 업무 툴에 의존하던 기업들도 화상 회의를 시작하고, 노션, 슬랙 등 새로운 협업 툴을 도입하고 있습니다.
이런 기업들 중 가장 많은 고민을 하고, 자신들의 노하우를 쌓아 나아가고 있는 분야는 마케팅 대행사가 아닐까 해요. 그래서 오늘은 여자 친구보다 클라이언트와 카톡을 더 많이 하고, 부모님보다 기자와 전화를 더 많이 하는 홍보 담당자의 커뮤니케이션 노하우를 공유해드리려고 합니다. 오늘의 주인공, 프로파운드의 기업 홍보 전문가 에밀리님을 소개합니다.
안녕하세요, 프로파운드에서 기업 홍보 전문가로 일하고 있는 에밀리입니다. 프로파운드는 업무 담당자가 필요한 기업들과 전문가들이 매칭되어서 협업하는 비즈니스 업무 플랫폼이고요, 저는 홍보 쪽 전문가로 등록되어 몇몇 기업에서 홍보 담당자로 일하고 있어요.
외형적으로 각 기업의 홍보 담당자로 활동하고 있어서 보통 기자님들을 만날 때에는 담당하고 있는 기업 홍보 담당자로 소개를 해요. 하지만 정확하게 법적인 소속을 물으시는 거라면 무소속입니다!! 😁
이런 형태로 일하게 된 건 프로파운드가 처음인데요, 제일 자신 있는 직무로 다양한 기업들과 협업이 가능해서, 전문성이 한층 더 깊어지는 것 같아요. 홍보 전문가로서 제 자신에 대한 브랜딩도 돼서, 스스로는 매우 만족하고 있습니다.
홍보 담당자의 일
홍보 담당자가 하는 일은 아주 광범위한데요. 기업의 크기나 조직의 규모에 따라서 차이가 있지만 보통은 이런 일을 맡아 진행합니다. 팀이 있으면 업무가 분담이 되기도 하고요. 저 같은 경우는 언론홍보 분야가 전문 분야이기 때문에 현재는 언론홍보에 집중해서 업무를 하고 있습니다.
- PR 전략 수립 및 실행
- 미디어 관리 및 대내외 이슈 모니터링
- 대언론 위기관리
- 기자 커뮤니케이션
- 보도자료 및 PR 관련 자료 작성
- 기업/브랜드 관련 콘텐츠 개발 및 홍보전략 수립, 실행
- 사내 커뮤니케이션
홍보 담당자가 느끼는 비대면 시대
언론 홍보의 경우 오프라인 릴레이션십 구축도 매우 중요한데요, 코로나 이후로 사실 오프라인에서 만나 뵙기가 힘들어졌어요. 담당자 입장에서는 아쉬운 점도 있고 편한 점도 있어요. 지금은 이전보다 전화 통화, 이메일 커뮤니케이션, 화상 인터뷰 등을 많이 하고 있습니다.
처음에는 화상 인터뷰를 지양하는 분위기도 있었는데, 코로나 상황이 길어지면서 미디어에서도 이제는 당연하게 받아들이고 계신 거 같습니다. 그래도 장점도 있어요. 화상 인터뷰는 인터뷰와 동시에 녹음도 되고, 녹음 혹은 녹화된 파일 기반으로 AI가 인터뷰 노트 초안도 작성해 주니깐 팀원 없이 저처럼 혼자 일하는 홍보담당자들의 일손을 덜어주거든요. 스위치 커넥트(Switch connect)도 잘 쓰고 있습니다! 구글밋에서 화상 인터뷰를 하거나 회의할 때는 스위치 커넥트가 제 보조 스태프에요.
전화 커뮤니케이션 같은 경우도, 기자님 요청사항이나 질문 사항을 빠뜨리지 않고 확인하기 위해서 필수로 녹음을 하고 있어요. 저 뿐만 아니라 대부분의 홍보 담당자들에게는 통화 내용 녹음은 업무 기본 같은 거죠! 그냥 녹음만 하면 다시 듣기 귀찮으니까 스위치(Switch) 앱 통해서 카카오톡처럼 문자로 변환해서 확인해요. 문자 변환된 말풍선을 누르면 음성도 나와서 편리해요!
기자 커뮤니케이션뿐만 아니라, 제가 담당하고 있는 기업들과 협업할 때에도 메모는 필수에요. 비대면으로 일하다 보니 자칫하면 누락될 수 있는 부분들이 발생할 수 있는데, 그럴 때 텍스트 기록들이 큰 도움이 돼요. 평소에는 업무 관련 기록들은 메모를 남기는 습관을 가지고 있지만, 비대면 업무가 많아지면서는 기록의 중요성을 더욱 체감하게 되었습니다. 그래서 화상 회의 때 스마트시트(smartsheet)를 이용해 아젠다와 일정을 기록하고 있어요. 알림을 설정해 놓으면 각 담당자에게 메일 노티도 전송되어서 빼먹지 않고 업무를 챙길 수 있어서 정말 유용해요.
대면이든 비대면이든 언론 홍보의 본질은 좋은 콘텐츠에 있는 것 같아요. 기자랑 친분이 있다고 기사를 써주고 그런 건 아니거든요. 기자와의 친분은 우리 기업과 기업이 속한 산업에 대한 양질의 정보들 전달하기 위한 기초적인 관계이고, 좋은 콘텐츠를 꾸준히 제공할 수 있다면, 미디어와 서로 윈윈하는 관계가 될 수 있다고 생각합니다. 언론 홍보의 본질을 놓치지 않는 것이 중요해요!
비대면 시대의 커뮤니케이션 노하우
대면 활동이 자유롭지 못하니깐 취재든 인터뷰든 한계가 어느 정도는 있기 마련이잖아요. 미디어에서는 늘 새로운 기사를 써야 하는 입장이니깐, 평소보다 좋은 정보들을 많이 드릴 수 있도록 노력하는 편이에요. 기사에 당장 반영되지 않더라도 산업이나 업계 트렌드에 관한 자료 조사를 꼼꼼히 해서 주기적으로 업데이트하고, 미디어 모니터링 주기도 먼슬리에서 위클리로 변화해서 미디어 관심사를 빠르게 파악하고 대처하도록 노력하고 있어요.
평소에는 대면 미팅 때에 이런 정보들이 오가는 편이지만, 비대면이다 보니 아무래도 더 자주 커뮤니케이션하게 되고, 놓치는 사항이 없도록 더 조심하고 있습니다.
- 평소보다 활발한 미디어 커뮤니케이션은 필수
- 미디어에 산업 및 업계 트렌드 정보 업데이트는 정기적으로
- 미디어 모니터링 결과를 커뮤니케이션에 적절히 반영
- 적절한 툴을 이용한 기록으로 커뮤니케이션 정확도 향상
홍보 담당자라면 비대면 시대를 맞아 커뮤니케이션에 대해 더욱 고민하고, 노력해야 할 때가 아닌가 싶어요. 커뮤니케이션 자체가 업의 본질이니까요.
이번 글에서는 프로파운드에서 기업 홍보 전문가로 일하고 계신 에밀리님의 커뮤니케이션 노하우를 살펴 보았습니다. ‘비대면 시대, 좋은 커뮤니케이션이란 무엇인가?’ 고민이 많은 요즘, 도움이 되는 글이었다면 좋겠네요. 다음엔 더 많은 분들께 도움을 드릴 수 있는 글로 찾아오도록 하겠습니다.
대화로 기록되는 순간들, 스위치
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